# 传真机的准备工作
在使用传真机之前，做好充分的准备工作至关重要，这不仅能确保传真过程顺利进行，还能有效避免因准备不足而导致的各种问题。

首先，检查传真机是否正常连接电源。电源连接不稳定或未连接，传真机将无法启动工作。确保电源插头牢固地插入插座，并且插座正常供电。若传真机有电源指示灯，开启电源后，指示灯应亮起，表示传真机已接通电源。这一步骤的重要性不言而喻，它是传真机能够正常运行的基础，就如同给机器注入了动力源泉。

接着，查看纸张是否充足。传真机需要足够的纸张来打印发送的内容。打开传真机的纸盒，将纸张整齐地放入纸盒中，注意纸张的方向要正确，一般有纸张放置方向标识。确保纸张数量足够完成本次传真任务，避免在传真过程中因纸张不足而中断。纸张充足能保证传真内容完整清晰地发送出去，若纸张短缺，可能会造成信息不完整或无法发送的情况。

然后，检查墨盒或硒鼓是否需要更换。墨盒或硒鼓对于传真机打印文字和图像起着关键作用。如果墨盒或硒鼓的墨粉不足，传真件可能会出现字迹模糊、颜色暗淡等问题。查看墨盒或硒鼓的使用状态指示灯，若指示灯显示墨粉不足或已用尽，需及时更换。更换墨盒或硒鼓时，按照传真机的说明书进行操作，通常需要打开传真机的特定部位，取出旧的墨盒或硒鼓，再安装新的。这一准备工作能保证传真件的质量，使接收方能够清晰准确地读取传真内容。

最后，检查传真机的线路连接。若传真机是通过电话线连接的，确保电话线插头牢固插入传真机的相应接口。同时，检查线路是否有破损、老化等情况，如有问题应及时更换线路。良好的线路连接能保证传真信号的稳定传输，避免因线路问题导致传真失败或信号中断。

通过以上全面细致的准备工作，能为传真机的正常使用提供有力保障，确保每一次传真任务都能顺利完成。

# 发送传真的具体步骤
在进行传真发送操作时，需严格按照正确流程进行，以确保传真能够准确无误地传输至对方。

首先，要将原稿文字朝下放置在传真机的进纸托盘上。放置时需注意原稿应平整，避免出现褶皱或弯曲，否则可能导致进纸不畅，影响传真质量。若原稿纸张较多，可逐页对齐后放置，确保进纸顺序正确。

接着，等待传真机自动进纸。在这个过程中，要密切关注传真机的工作状态。不要随意触动传真机的其他按键或干扰进纸动作，以免造成卡纸等问题。如果发现原稿在进纸过程中出现卡顿现象，应立即停止进纸操作，小心取出原稿，检查是否有纸张重叠、卷曲等情况，排除故障后重新放置原稿进行进纸。

当原稿顺利进入传真机后，拿起电话拨打对方传真号码。待对方接听后，清晰地告知对方你要发送传真，并确认对方传真机是否处于可接收状态。例如：“您好，我这边要给您发送一份传真，麻烦您确认一下传真机是否正常，准备接收。”然后等待对方给予肯定答复。

之后，在传真机上输入对方的传真号码，确保号码准确无误。输入完成后，按下“发送”按钮。此时，传真机便会开始扫描原稿，并将图像信息转换为电信号通过电话线传输给对方。在发送过程中，传真机上会有相应的指示灯闪烁，显示发送进度。

在整个发送过程中，要保持电话畅通，以便在传输出现问题时能够及时与对方沟通解决。例如，如果听到传真机发出异常的提示音，应立即查看传真机显示屏上的错误信息，并及时与对方联系，说明情况，共同排查故障原因。

当听到传真机发出表示发送成功的提示音后，发送传真的操作才算完成。此时，可以从传真机的出纸口取出对方接收成功后传回的确认页，以作留存。至此，一次完整的传真发送流程顺利结束。

# 接收传真的操作要点
在日常办公中，接收传真也是一项常见的工作任务。了解接收传真时传真机的状态及相关操作要点，能够确保传真的顺利接收。

当有传真 incoming 时，传真机通常会发出特定的提示音，不同型号的传真机提示音可能有所差异，但一般较为明显，能让使用者及时知晓有传真到来。有些传真机还会在显示屏上显示“有传真接收”等字样，直观地告知用户。

接收过程中，大部分情况下不需要人工过多干预。传真机在检测到线路上有信号后，会自动启动接收程序，将对方发送的传真内容打印在纸张上。然而，也有一些情况需要注意。例如，如果传真机设置为自动接收，但线路繁忙导致接收中断，此时可能需要人工重新操作接收功能；或者当传真内容较长，纸张快用完时，也需要及时更换纸张，以保证接收的完整性。

接收完成后，取出传真件的操作也有一定要点。首先，要等待传真机完全停止工作，确认打印完成且纸张已经固定在出纸口。然后，轻轻将传真件从出纸口取出。如果有多页传真，要注意整理好顺序，避免弄乱。有些传真机可能还配备了专门的取纸槽，将传真件放入取纸槽后，可通过按相应按钮或操作面板上的选项，将传真件整齐地输出。

在接收传真后，还应及时检查传真内容是否清晰、完整。若发现有字迹模糊、缺页等问题，要及时与对方联系，说明情况并要求重新发送。同时，妥善保存好接收的传真件，可根据重要性进行分类归档，方便日后查阅和使用。

总之，掌握接收传真的操作要点，从传真机提示 incoming 开始，到接收过程中的注意事项，再到接收完成后正确取出传真件并进行后续处理，每一个环节都认真对待，才能高效、准确地完成传真接收工作，确保办公的顺利进行。